на всі випадки

Спілкування по телефону

Спілкування по телефону


Як правильно розмовляти по телефону

Ось основні правила розмови по телефону. По-перше, підготуйтеся до розмови, подумайте, про що будете говорити. Якщо треба, запишіть все на аркуш паперу. Обміркуйте заздалегідь все, що хочете сказати, щоб кілька разів не передзвонювати. По-друге, правильно представтеся: спочатку привітайтеся, потім назвіть своє ім’я та посада і, нарешті, попросіть до телефону людину, з якою ви хочете поговорити.

 

“Здрастуйте, це Іван Жахливий з компанії Жахливий і К. Я дзвоню пані Всесильної з приводу весняної конференції. Не могли б ви її покликати?”

 

Якщо пані Всесильна на робочому місці, їй передадуть трубку. Коли вона підійде до телефону, повторіть свої ім’я, посаду, причину дзвінка і вкажіть час, яке знадобиться для розмови.

 

“Здрастуйте, пані Всесильна. Це Іван Жахливий з компанії Жахливий і К. Я дзвоню вам з приводу весняної конференції в Баден-Бадені. Нам потрібно приблизно десять хвилин, щоб обговорити рекламну стратегію”.

 

Цього достатньо: ви сказали, хто ви і що вам потрібно. Тепер черга вашого співрозмовника вступати в розмову.

 

Якщо потрібного вам людини немає на місці, залиште на автовідповідачі або секретарю свої ім’я та номер телефону, вкажіть час, коли вас можна застати за цим телефоном, та коротко опишіть суть своєї справи.

 

Як тільки обговорення всіх питань завершено, закінчуйте розмову по можливості чемно і швидко. Якщо ви знайомі з співрозмовником, можна задати кілька особистих запитань: “Як здоров’я вашої матусі?” або “Як справи вашого сина в школі?”

 

Ось кілька корисних порад.

 

Проявляйте терпіння, дайте співрозмовнику закінчити свою думку.

 

Слухайте співрозмовника.

 

Говоріть так, щоб вас зрозуміли правильно.

 

Не чхайте, не сморкайтесь, не фыркайте, не позіхайте • і не кашляйте в телефонну трубку.

 

Не використовуйте телефонну розмову, щоб навести порядок на столі.

 

Не їжте і не пийте під час розмови.

 

Відповідь на телефонний дзвінок

У багатьох компаніях існують готові формулювання відповідей на дзвінки. Деякі організації використовують автовідповідачі. Неважливо, як заведено у вашій компанії, головне пам’ятати, що перше враження від компанії клієнт отримує під час першого дзвінка по телефону. Зробіть так, щоб це враження було гарним! Представтеся, скажіть назву компанії і запитайте, чим ви можете допомогти. Відповідайте на питання. Якщо знадобиться, з’єднайте абонента з більш досвідченим співробітником.

 

“Доброго ранку, компанія Медіум Інкорпорейтед, у телефону Антон Мюллер”.

 

Просто, коротко і інформативно. Говорите дружелюбно, ввічливо і зацікавлено, і ви відразу ж задасте вірний тон всьому розмови.

 

Знімаючи телефонну трубку, дотримуйтесь таких правил.

 

Забудьте про все, що ви робили до дзвінка. У Говоріть чітко, виразно і по суті. Будьте ввічливі.

 

Прохання почекати може засмутити співрозмовника, тому без крайньої необхідності не просіть про це. Якщо іншого виходу немає, ввічливо скажіть: “Не могли б ви почекати хвилинку? Зараз я знайду ці відомості”. Це куди краще, ніж грубе “Чекайте!” Пам’ятайте, що співрозмовник чекає, і час від часу повідомляйте йому про просування в пошуку.

 

Якщо дзвонить потрібно з’єднати з іншим співробітником, назвіть абоненту ім’я і номер телефону цього співробітника. Якщо зв’язок урветься, абонент зможе потім безпосередньо зв’язатися з тим, хто йому потрібен.

 

Корисні поради на кожен день, фільтрація дзвінків – дуже делікатна справа. Реакція того, хто телефонує на повідомлення секретаря про відсутність пана директора на робочому місці може бути різною: від образи до агресії. Хороші керівники забезпечують своїх секретарів і помічників правилами фільтрації дзвінків і списком готових фраз на всі випадки життя. Якщо ваш начальник не дав вам відповідних вказівок, попросіть їх самі.

 

Якщо ви – керівник, повідомляйте секретарю, коли вас турбувати і коли ви чекаєте важливих дзвінків. Поясніть, як поступати з іншими дзвінками і попросіть секретаря або помічника, щоб він пропонував дзвоном залишати повідомлення.

Будь ласка оцініть статтю.
Дуже погано!!Погано!Недуже.Добре :)Відмінно! (Оцінок немає)
Loading...Loading...

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *


*

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>