на всі випадки

Правила етикету електронної пошти

Правила етикету електронної пошти


Як правильно користуватися електронною поштою

За кількістю листів електронна пошта давно перевершила звичайну, і її популярність продовжує зростати. Про правильному використанні цього нового засобу зв’язку написано чимало книг, проте ще є люди, які нічого про це не знають.

 

Найбільша перевага (і самий головний недолік електронної пошти в тому, що вона дозволяє практично миттєво зв’язатися з будь-якою людиною в будь-якій точці земної кулі, якщо, звичайно, у цієї людини є комп’ютер. Це дуже зручно для тих, кому це необхідно в роботі. Однак електронні листи не замінять живого спілкування.

 

Один з недоліків електронної пошти полягає в тому, що одержувач може неправильно сприйняти тон листа. В особистій розмові або по телефону співрозмовники бачать або чують один одного, тому помічають емоції і настрій співрозмовника. З листа можна неправильно зрозуміти, що насправді мається на увазі. Наприклад, речення: “Я чув, що збори в четвер було дуже результативним!” звучить зовсім по-іншому, якщо вимовити його саркастично.

 

У розмові співрозмовники вживають уточнюючі питання, наприклад:

 

– Ви відіслали цей доповідь Майклу?

 

– Майклу Кошкіну?

 

– Ні, Майклу Мишкіну. Він хотів, щоб я додав туди інформацію про СИР.

 

– Ну, я взагалі-то послав його Майклу Кошкіну. А що таке СИР?

 

Зрозуміло, що якщо співрозмовники так писали в листах, останні втратили б будь-який сенс. Тож, написавши лист, спочатку перечитайте його, а потім відправляйте. Якщо довго не отримуєте від партнера відповіді, передзвоніть йому.

 

Ось деякі помилки, які допускають автори електронних листів.

 

Орфографічні і граматичні помилки. Електронна пошта визнається багатьма як неофіційне засіб спілкування, але неофіційність не означає неохайності. Звертайте увагу на:

 

1) незакінчені пропозиції. Не використовуйте пропозицій без підмета або присудка;

 

2) неправильне написання слів. Якщо у вас проблеми з грамотністю, користуйтеся спеціальними комп’ютерними програмами.

 

Пропуск привітання або кінцівки. Невже так важко надрукувати “Шановна Кларисса” або “Усього доброго, Денис”?

 

Використання лише ПРОПИСНИХ букв. Текст, що складається з прописних букв, важче для сприйняття, ніж звичайний. До того ж такий лист сприймається як крик.

 

Використання тільки рядкових букв. Імена власні і перші слова пропозицій треба писати з великої літери.

 

Використання лайок. Вимовлені вголос лайки моментально випаровуються в повітрі,вставлені в лист залишаються там назавжди.

 

Відправлення повідомлення занадто великої кількості людей. Всім співробітникам треба знати подробиці підготовки актового залу до наступного зборам? Звичайно, немає. Пишіть про це тільки відповідальним за підготовку.

 

Використання “Відповісти всім” замість “Відповісти відправникові”. Якщо ваш менеджер послав подячний повідомлення за виконану роботу кожного члена вашого колективу, не відповідайте всім колегам, що були раді старатися і що ваш начальник найкращий. Цим ви заробите репутацію догідливого підлабузника.

 

Перед відправленням обов’язково перевірте, кому ви відправляєте лист, особливо якщо воно написано в різкому тоні. Якось співробітниця великої компанії написала своїй приятельці, що у їх колеги очікується поповнення в сімействі. Вона думала, що відправила лист подрузі, а виявилося, що в бухгалтерію! Уявіть, як бурхливо обговорювалася в колективі ця, загалом-то, інтимна новину.

 

Інші неприємні дрібниці пов’язані з економією часу.

 

Переадресування ланцюжка електронних листів. Якщо інформація попередніх повідомлень не важлива, видаліть їх.

 

Переадресування ланцюжка електронних листів без зміни теми повідомлення. Результат цього може виглядати таким чином: “FW: FW: RE: FW: RE: Наше зібрання”. Не дивно, що адресат може просто видалити такий лист, не читаючи. Чітко вказуйте тему, наприклад: “Питання з приводу зібрання 15 червня. Потрібен відповідь”.

 

Відправка листа співробітникові, який сидить в сусідньому кабінеті. Якщо повідомляєте про терміни здачі звіту, це нормально, але якщо вам потрібно обговорити якесь питання, краще використовувати старий добрий спосіб – розмова.

 

Корисні поради на всі випадки відправлення та одержання листів особистого характеру на роботі. Комп’ютери та доступ до Інтернету – власність компанії, тому, ведучи особисту переписку на роботі, ви порушуєте трудовий договір. Дізнайтеся, дозволено у вашій компанії користуватися електронною поштою в особистих цілях, і якщо так, не зловживайте цим. Зайве нагадувати, що розсилати з робочого комп’ютера образливі листи та спам абсолютно неприпустимо.

 

Ці служби дозволяють перевіряти поштову скриньку з будь-якого комп’ютера, тому для особистої переписки ми радимо вам користуватися послугами таких сайтів.

 

Ось ще кілька помилок, пов’язаних з електронною поштою.

 

Всім подобаються жарти, але вони не завжди доречні в листах. При складанні електронного листа раз і назавжди забудьте вислови на кшталт: “мабуть, ви з Уралу…” або “Ось чому я радий, що я не жінка” Не виключено, що такі жарти неприємні навіть вашим друзям.

 

Корисні поради для всіх не відповідайте на листи порятунку дикої природи, попередження про нові різновиди раку, не реагуйте навіть на благання надіслати листівки людям, хворим на Снід. Не пересилайте їх своїм знайомим. Корисними можуть бути попередження про електронні віруси, але в більшості випадків це або розіграші, або власне віруси.

 

Краще відразу видаляйте такі листи, попередньо повідомивши про них системного адміністратора.

 

Якщо ви отримали одне з численних листів, які закликають переслати його десяти своїм знайомим, просто видаліть його.

 

 

Чого ще можна робити з допомогою електронної пошти?

 

 

Не використовуйте електронну пошту для критики і тим більше не розсилайте копії такого листа іншим. Це рівноцінно образи співробітника в присутності підлеглих. Якщо у вас є зауваження, висловіть їх віч-на-віч або, в крайньому випадку по телефону

.

Якщо отримали образливого листа, стримуйте в собі бажання відповісти в тому ж дусі. Будьте вище цього – не втрачайте гідності. Ну, або хоча б не відповідайте на цей лист.

 

Корисні поради для всіх ніколи не пишіть в електронному листі того, чого не хотіли б побачити в пресі. Навіть якщо пишете людині, якій довіряєте, ваше повідомлення може бути переадресоване комусь іншому.

 

 

Електронні листи дуже зручні для таких випадків.

 

 

Оповіщення про зборах. “На початку місяця в конференц-залі відбудеться зібрання, присвячене майбутній конференції. Будь ласка, перегляньте прикріплений файл і підготуйтеся до обговорення зазначеної в ньому порядку денного”.

 

Підготовки зборів. “Можливі дні проведення зборів 1, 2 або 15 липня. Повідомте, який день вас більше влаштовує”.

 

•Підтвердження усних розмов. “Як ми сьогодні говорили, корпорація Плюш і Сини вишле 75 м’яких крісел до наступної суботи”.

 

Розповсюдження новин, звітів та іншої інформації, пов’язаної з роботою компанії.

 

Електронна пошта – хороший помічник, якщо не замінювати нею звичайне спілкування та телефонні розмови.

 

Менеджери деяких компаній отримують до двохсот повідомлень у день пошкодуйте їх – пишіть коротко. Якщо вам не відповідають, зателефонуйте по телефону.

 

І звичайно, відразу ж відповідайте на повідомлення, хоча б так: “Я одержав вашого листа, але докладний відповідь зможу вислати тільки на наступному тижні”. Якщо ваша служба електронної пошти надає послугу “електронного автовідповідача”, скористайтеся нею, якщо знаєте, що вас не буде на роботі кілька днів.

 

Популярність чатів зростає. А чи знаєте ви, як вести себе в чаті?

 

Не вживайте грубих слів, не поширюйте злі чутки, не розкривайте секретну інформацію.

 

Не “сидите” в чаті годинами – можливо, ви відволікаєте від роботи вашого співрозмовника.

 

Якщо від роботи відволікають вас, ввічливо повідомте співрозмовнику, що зараз зайняті і зв’яжетеся з ним пізніше. Звичайно, краще під час роботи зовсім не виходити в чат.

Будь ласка оцініть статтю.
Дуже погано!!Погано!Недуже.Добре :)Відмінно! (Оцінок немає)
Loading...Loading...

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *


*

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>