на всі випадки

Ділове листування

Ділове листування


Правильна ділова переписка

Лист залишається найважливішою формою ділового спілкування. Воно виключає неясності і неточності, практично неминучі в усному спілкуванні. Тому всі важливі ділові рішення повинні бути зафіксовані в письмовому вигляді. Як говориться, що написано пером, не вирубаєш сокирою.

 

У ваших інтересах навчитися складати ділові листи. Незалежно від того, що пишете: лист-відмова, звіт або оголошення – завжди пишіть зрозуміло, зв’язно і по суті.

 

Створення ділового листа складається з наступних етапів: обмірковування теми, складання листа, перегляд готового варіанту, виправлення помилок, роздрук, перегляд. Тільки після виконання всіх цих етапів лист можна підписувати і надсилати адресатові.

 

Корисні поради для всіх, використовуйте для письма лише високоякісний папір.

 

Не відправляйте лист, написаний зопалу. Почекайте день-два і перечитайте його.

 

Продумавши лист, пишіть просто і ввічливо.

 

Закінчивши, перечитайте лист: можливо, вам захочеться щось додати.

 

Виправте помилки!

 

Ще раз перегляньте лист і заново відредагувати.

 

Форма ділового листа стандартна. У всіх листах присутні наступні елементи.

 

Бланк. Офіційний документ пишуть тільки на бланку. Бланк містить реквізити: назва компанії (установи), адресу, номери телефонів та ін. Всі разом ці реквізити називаються шапкою і розташовуються вгорі аркуша праворуч (або по центру).

 

Дата. Розташовується зліва або праворуч нижче шапки. Місяць до дати пишеться прописом, день і рік – цифрами.

 

Реєстраційний (вихідний) номер. Обов’язковий елемент офіційного документа.

 

Адреса одержувача. Розташований зліва під датою. В адресі треба вказати:

 

1. Титул (якщо є) повне ім’я адресата.

 

2. Посада адресата (нижче, окремим рядком).

 

3. Назва компанії (нижче, окремим рядком). Назва має бути точно таким же, яким воно представлено на фірмовому бланку адресата.

 

4. Поштова адреса компанії (нижче, окремим рядком).

 

Формальне звернення. Розташовується під останнім рядком адреси одержувача. Зазвичай воно виглядає таким чином: “Шановний Такий-то”.

 

В особистому листуванні після привітання ставиться кома або знак оклику, діловий – точка.

 

Текст листа. Розташовується відразу під привітанням. Тут ви пишете все, що хочете повідомити адресату.

 

Формальне завершення і підпис. Розташований зліва під останнім рядком тексту. У діловому листуванні лист закінчується такими фразами:

 

Щиро ваш або З повагою (якщо не знаєте адресата);

 

Всього доброго або З найкращими побажаннями (якщо адресат вам знаком).

 

Під цією фразою напишіть своє повне ім’я та поставте підпис.

 

Доповнення. Це необов’язкові елементи ділового листа (наприклад, “Додаток”, якщо лист супроводжується додатковим документом), їх розміщують нижче підпису. Якщо ви посилаєте комусь копії, то повинні повідомити про це адресата, додавши до листа позначку “копія” і список осіб, яким ви їх розіслали, в алфавітному порядку.

 

Корисні поради на всі випадки життя, існують загальноприйняті норми складання ділових документів, так звані Єдині державні стандарти діловодства. Ознайомтеся з ними; крім того, обов’язково дізнайтеся, як прийнято писати ділові листи у вашій компанії.

Будь ласка оцініть статтю.
Дуже погано!!Погано!Недуже.Добре :)Відмінно! (Оцінок немає)
Loading...Loading...

Напишіть відгук

Ваша пошт@ не публікуватиметься. Обов’язкові поля позначені *


*

Можна використовувати XHTML теґи та атрибути: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>